目前醫(yī)院普遍存在“三長一短”的問題,尤其是大型公立醫(yī)院,醫(yī)院的流程能力普遍較低。在將六西格瑪引入醫(yī)院時,應由醫(yī)院領導大力宣傳。同時,要組建由院領導和專業(yè)黑帶高手牽頭的跨部門團隊。項目篩選的目的和步驟是改善醫(yī)院戰(zhàn)略。具體的醫(yī)院流程改進活動大致可以按以下步驟實施。
第一步:從戰(zhàn)略角度,確認醫(yī)院核心流程和流程改進方案。
這一步的目的是分析客戶的需求,從醫(yī)院戰(zhàn)略上全面評估醫(yī)院流程的現(xiàn)狀,從而為改進結(jié)構和度量提供依據(jù)。該流程必須實施策略并滿足客戶的需求。流程不完整可能導致醫(yī)療服務的成本增加、質(zhì)量下降、醫(yī)療糾紛增加,使提供給患者的服務大打折扣,最終無法達成策略,實現(xiàn)客戶滿意。完整的流程包括每一個核心和支持流程,包括門診、急診、手術、查房、配藥、采集、運輸、后勤服務等。
第二步:從問題出發(fā),確定流程改進的項目。
如果我們從一個宏觀的角度來看過程,過程檢查通常太廣泛而無法估計。相反,如果從微觀層面來看,個人的作用很容易被龐大的數(shù)據(jù)淹沒。因此,從合適的層面確認流程是六西格瑪所追求的,也是六西格瑪項目實現(xiàn)的難點之一。第一步其實是醫(yī)院流程的要求,從宏觀層面入手。在現(xiàn)實中,很少有過程能夠完全達到實施戰(zhàn)略和實現(xiàn)顧客滿意的目標。因此,我們必須從實際出發(fā),找出目前存在重大問題的流程領域,對客戶投訴高、成本占用大、流程效率低、質(zhì)量缺陷大的流程,評估實施改進的機會和風險。評估包括機會分析、財務分析、內(nèi)外部客戶分析、投入和資源分析、實施難度分析等。一個好的六西格瑪項目應該有清晰可衡量的指標,客戶驅(qū)動,清晰的財務收益,時間和資源約束,并且要有闖勁。最后,結(jié)合第一步和第二步的分析,確定醫(yī)院業(yè)務流程改進的領域以及第一批和第二批具體改進項目的清單。
第三步:選擇合適的項目領導。
根據(jù)前面設定的項目改進領域和具體項目,在院內(nèi)選擇合適的項目負責人。項目負責人對項目的實施全面負責。項目負責人是項目所涉及過程的專家。他應該是一個熟悉和了解流程,在醫(yī)院有重要地位和影響力,能調(diào)動醫(yī)院資源(人力資源、財務等)的人。)支持項目的發(fā)展,并勇于承擔責任。
步驟4:選擇合適的項目實施者。
項目實施者,即黑帶或綠帶學員,應該是當前流程的實際接受者或?qū)<摇:趲Щ蚓G帶人員是那些承擔改進項目的人員,他們根據(jù)所承擔項目的大小和所接受培訓的深度或廣度進行分類。一般來說黑帶會接受20天左右的培訓,四個月完成,一個月五天。黑帶是六西格瑪改進方面的專家,具有良好的流程改進方法的專業(yè)知識和工具,能從事大型跨部門流程改進項目;綠帶一般接受5-10天的培訓。綠帶候選人有系統(tǒng)的流程改進方法和基本工具,能獨立從事本部門內(nèi)的流程改進項目。六西格瑪黑帶或綠帶人員是實施六西格瑪改善項目的靈魂,接受項目負責人的領導,對項目負責人負責。一個好的綠帶黑帶候選人還應該是一個樂于學習的外向的人,能夠團結(jié)帶領團隊成員共同完成項目。
第五步:開展DMAIC培訓,實施改進項目,持續(xù)改進醫(yī)院流程能力。
根據(jù)開展項目所需的工具和方法,黑帶和綠帶學員應接受項目過程中所需的方法和工具的系統(tǒng)培訓。在培訓的同時,他們要練習項目改進,培訓-實施-項目評審三位一體,培訓結(jié)束后項目要基本完成。項目完成后,醫(yī)院要審查項目是否真正完成,目標是否達到。另外,要持續(xù)跟蹤項目,看評估結(jié)果能否持續(xù)保持。最后,根據(jù)醫(yī)院六西格瑪實施策略和規(guī)劃要求,黑帶和綠帶將繼續(xù)實施六西格瑪改進項目。
這樣,通過系統(tǒng)的規(guī)劃和大量流程改進項目的細致實施,醫(yī)院系統(tǒng)的流程將得到極大的改善,無論是缺陷的減少,周期的縮短,運營成本的降低,還是客戶滿意度的提高。正因為六西格瑪在實施流程改進方面確實有效,美國越來越多的醫(yī)療系統(tǒng)都在實施六西格瑪流程改進,并且都取得了顯著的改進。